×
Používáme soubory cookie, abychom mohli naše webové stránky lépe přizpůsobit Vašim potřebám. Používáním našich webových stránek souhlasíte s ukládáním souborů cookie na Vašem počítači, tabletu nebo smartphonu. Více informací zde.
Schließen
Pořádek v kanceláři

6 jednoduchých tipů pro větší pořádek v kanceláři

Oblíbené tvrzení říká: Inteligent zvládá chaos. Na tom asi něco je a jen málo lidem je pořádek vlastní. S trochou pořádku a strukturou se ale přece jen pracuje hned lépe. A kdo pravidelně udržuje pořádek, uklízí někdy jen ze zvyku – aniž by o tom přemýšlel.

1. Od chaotického k uklizenému pracovnímu stolu

Začněte nejlépe ihned: Jednoduše ukliďte ihned svůj pracovní stůl, vyčistěte pracovní plochu a vychutnejte si volný pohled. Jaký je to pocit? Pak už jde jen o rozhodnutí „výběr nebo rozmanitost“: Na psací stůl umístěte výhradně ty předměty, které pravidelně potřebujete.

Proto byste měli kancelářské potřeby, které nejčastěji používáte, položit co nejblíže k ruce. Mezi ně patří např. jedna až dvě tužky, psací blok, post-it bločky, odkládací prostor pro podklady a snad i nástěnka na důležité poznámky ve viditelné blízkosti. Pokud každý den nepotřebujete nůžky, sešívačku, děrovačku apod., nemají tyto věci na psacím stole kvůli pořádku co dělat a patří do zásuvky v blízkosti stolu.

2. Pořádek v home office a v kanceláři potěší rodinu i šéfa

Pokud pracujete z domova a rozpočet to dovoluje, sjednoťte svůj organizační systém a popisky v kanceláři. Police s různými pořadači a druhy popisků tak podněcují spíše „nepořádek“ než například jednotné produkty a druhy písma. A zkuste se některých věcí zbavit; např. kuličkového pera, které vždy dojde a nepíše správně, nebo prázdné sešívačky, kterou stejně nikdy nepoužíváte.

Na psacím stole jste si vytvořili základní pořádek, nyní si z toho udělejte rutinu a svůj psací stůl důsledně uklízejte večer krátce před koncem pracovní doby. Tak můžete den uzavřít s čistou hlavou. Také pomáhá vyhradit si na uklízení jeden den v měsíci nebo čtvrtletí, abyste uklidili zásuvky, police nebo e-mailovou schránku.

3. Digitální úklid snadno a rychle

Nejen kancelář a psací stůl mohou za nepřehlednost a chaos, také e-mailovou schránku a počítač je třeba stále uklízet a udržovat v pořádku. Ani tomu nejuklizenějšímu stolu nepomůže, když musíte pět minut hledat poštu nebo soubor. Proto uklízejte svou elektronickou schránku každý den, označte své e-maily barevně podle důležitosti a pravidelně mažte e-maily, které již nepotřebujete.

I ve svém počítači si udržujte přehled tak, že všechny soubory budete ukládat na centrálním místě, jednotně je pojmenovávat i jednoduše a logicky strukturovat. Proto se předem domluvte se svým týmem a pracujte interně raději s provázáním, resp. odkazy k dokumentům než se samotnými soubory. Také to ohromně ulehčuje spolupráci s ostatními.

4. Závislost na termínech? Udržte si přehled

Ano, všechna pravidla doporučují oddělovat pracovní a soukromé záležitosti. Ale ne v tomto případě. Svůj čas totiž máte jen jeden, proto byste měli používat jen jeden kalendář. Tak si udržíte přehled o všech svých termínech a můžete se rychleji vypořádat s časovými překryvy.

I když trend současnosti směřuje zpět k papírovému formátu, jsou elektronické kalendáře praktičtější. Lépe se opravují, přizpůsobují a sdílejí s ostatními a mohou např. obsahovat relevantní odkazy, které kvůli délce odkazu nelze zaznamenat ručně. Pravidelné úkoly a termíny lze v elektronickém diáři uložit jako opakující se termíny a v případě dovolené nebo jiné nepřítomnosti je jednoduše přepošlete tomu, kdo Vás bude zastupovat. Tak si stále udržíte přehled.

5. Již nikdy nic nezapadne…

Stohy papíru jsou často počátkem chaosu. Místo jednoho nebo více stohů rozložených na psacím stole doporučují odborníci na pořádek odkládací systém se třemi přihrádkami: vstup, aktuální, výstup. S tímto základním přehledem zachytíte každý papír v ideálním případě jen jednou, během dne strukturovaně odpracujete přihrádky a méně tak „zapadne“.

Nezapomínejte je pravidelně vyklízet a podklady, které nemusíte uchovávat z právních důvodů, pravidelně odstraňovat. Přitom by dnes, v digitálním věku, bylo zpravidla žádoucí omezit stohy papíru v kanceláři. Zvláště kvůli životnímu prostředí uvádí mnoho lidí ve své e-mailové signatuře „Please consider the environment before printing this e-mail.“. Také na to myslete: Nemusíte tisknout každý e-mail a každý dokument!

6. Pořádek na psacím stole = pořádek v hlavě

Toto krédo představuje názor, že uklizený psací stůl může podporovat kariéru. Ptáte se proč? Psací stůl je vizitka zaměstnance. Podívejte se na svůj psací stůl cizíma očima. Co vidíte? A jak byste ohodnotili práci osoby s takovým psacím stolem? Mnoho lidí z psacího stolu konkrétní osoby často usuzuje na to, jak daná osoba pracuje – a buď mají v efektivní způsob práce důvěru, nebo ne. Proto dbejte na jistý pořádek a na svém psacím stole uchovávejte pouze aktuální projekt.

Nicméně trocha inspirace, soukromé předměty a upomínky nemohou být na závadu; jen psací stůl nepřecpěte. Soukromá fotografie na psacím stole nebo osobní uspořádání pracovního místa ovšem ukazuje, že se na svém pracovním místě cítíte dobře a také jste jej tak zařídili.

Užiteční pomocníci pro udržení pořádku ve Vaší kanceláři

    
Bohužel vyprodáno
Bohužel vyprodáno
  • Úzký kovový regál se 3 dvířky
  • Úzký kovový regál se 3 dvířky
Prvek z naší série kovového nábytku
8 990
od6 490
Bohužel vyprodáno
  • Polstrovaná židle
V retro designu
3 490
1 990
    
Bohužel vyprodáno
  • Regál
  • Regál
  • Regál
Chromovaný kovový rám
5 990
od3 490
Bohužel vyprodáno
  • Polstrovaná otočná židle s nastavitelnou výškou
Prvek z naší severské série
4 990
2 490
Bohužel vyprodáno
Pro větší pořádek a uspořádání Vašeho psacího stolu

Pro větší pořádek a uspořádání Vašeho psacího stolu

Objevte pomocníky pro pořádek od Tchibo